De eerste minuut met een AI-notulist
16 oktober 2026
Zet je een AI-notulist aan bij een klantgesprek? Dan is de eerste minuut het moment om vier dingen te zeggen: wie de notulist gebruikt, waarvoor, wat hij vastlegt en dat hij uit kan.
Dit is hoe wij het zouden zeggen: "Ik gebruik voor dit gesprek een AI-notulist, zodat ik straks goede notities heb. Hij legt vast wat we zeggen en maakt daar een tekst van. Ik lees die tekst zelf na voordat hij ergens heen gaat. Wil je dat niet, of wil je dat ik hem tussendoor uitzet, zeg het dan op elk moment. Is dat goed?"
Dit is een schrijfvoorbeeld. Of je mag opnemen en op welke grondslag, stel je zelf of met een deskundige vast voordat je een notulist aanzet.
Een kanttekening vooraf. De meeste discussies hierover zijn Amerikaans, waar andere regels gelden. Wij gebruiken ze alleen om te laten zien wat zzp'ers tegenkomen. De regels halen wij uit Nederlandse bronnen.
Op Reddit schreef een coach in september 2026 dat veel collega's een AI-notulist aanzetten en nooit meer bekijken, en dat sommigen niet wisten dat hun tool opnames bewaarde of er standaard van leerde.
Onze zinnen en de bron
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) beschrijft op haar pagina over toestemming wat iemand moet weten voordat toestemming geldig is: wie je bent, waarvoor je de gegevens gebruikt, welke gegevens het zijn en dat iemand de toestemming kan intrekken. Onze voorbeeldzinnen volgen die lijst. Toestemming is één van de grondslagen uit de AVG. De AP schrijft op een andere pagina dat je voor persoonsgegevens een grondslag nodig hebt en dat je mensen moet informeren. Of toestemming bij jouw gesprekken de juiste grondslag is, laten wij open.
De AP zegt ook dat een mondelinge verklaring kan volstaan, maar dat je dan moeilijk kunt bewijzen dat je toestemming had. Een zin in je offerte of overeenkomst maakt dat volgens ons makkelijker. Een coach schreef dat hij AI-gebruik als apart punt in zijn contracten zet, met de tool en het privacybeleid erbij. Wat wij daaruit overnemen voor het voorbeeld: noem het ook hardop.
Daartegen in te brengen
Drie reacties uit de discussies, met onze antwoorden.
De eerste: je hoeft niets te zeggen als de tool zichtbaar is. Een reageerder schreef: "It's clearly on my calls, so I don't say anything unless they ask." Dat werkt als de klant weet wat het bolletje in beeld doet. Wij weten niet of dat zo is. Een eerlijke zin is kort.
De tweede: vragen verstoort het gesprek. Een andere coach schreef dat een AI-scribe hem het gevoel gaf bekeken te worden, en dat een klant minder in het moment kan zijn. Dat risico is echt. Het hoort bij de keuze om er een te gebruiken. Wie dat een te hoge prijs vindt, kan zonder notulist werken.
De derde: één punt in het contract is genoeg. Dat vinden wij een goed begin. Het is ons standpunt. Bewezen is het niet.
Een eigen controle na het gesprek
Een AI-notulist maakt een vloeiende tekst, ook van iets wat niet zo gezegd is. Hier staat een voorbeeldlijst van vijf eigen controles. Zij zegt niets over wat je mag delen of wanneer iets volstaat. Er wordt niets verstuurd of bewaard.
Mijn eigen controle
Bronnen
De coachdiscussie: r/executivecoaching, 9 september 2026. De AP-pagina over toestemming, bijgewerkt in september 2026: Grondslag toestemming. De AP-pagina over AI en de AVG, juli 2025: Regels bij gebruik van AI & algoritmes.
Schrijf je eigen openingszin op en lees hem hardop voordat je je volgende gesprek begint.